Ces dernières années, les solutions de gestion documentaire ont suscité un regain d’intérêt au sein des services Qualité/QHSE des entreprises. La nécessité de se conformer à la réglementation et aux normes ISO, les gains de temps réalisés dans la recherche et le traitement des documents, ainsi que l’aspect transversal et collaboratif des outils de GED en font un allié de choix pour les Responsables Qualité. Explorez les principaux avantages de la GED et découvrez des ressources dédiées pour mettre en œuvre votre projet qualité.
Pourquoi opter pour une GED pour la gestion de la documentation et des processus Qualité ?
Il existe plusieurs raisons à cela :
1.Multiplication et évolution des normes liées à la gestion de la Qualité (dont l’ISO 9001 et ses déclinaisons sectorielles, mais aussi ISO 14 001, ISO 22 000, ISO 50 0001, OHSAS 18001, etc.).
2.Mise en conformité : Respecter la réglementation en vigueur et les normes ISO liées à la qualité.
3.Éco-responsabilité : Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est utilisée dans le cadre du travail.
4.Sécurité : Garantir la sécurité des documents, souvent confidentiels, et leur intégrité.
5.Traçabilité : Pouvoir gérer les différentes versions, commentaires et annotations des contributeurs.
6.Préparation des audits qualité : Avoir tous les documents accessibles en un clic.
7.Volume d’informations en croissance constante : (data dans le monde x45 d’ici 2035).
Une GED répond à l’ensemble de ces besoins. Ses capacités de gestion et ses fonctionnalités transversales lui permettent de s’adresser à tous les services de l’entreprise, du marketing à la finance, en passant par le juridique et la qualité.
C’est la raison pour laquelle cet outil est souvent privilégié par rapport aux solutions spécifiquement dédiées à la qualité : sa transversalité permet de couvrir d’autres types de besoins dans l’entreprise et favorise la collaboration et le travail en équipe.
La GED offre plusieurs avantages à la gestion de la documentation qualité :
1.Création d’une carte d’identité de chaque document : Répertorier toutes les informations permettant de l’identifier et de le suivre (Titre, date, référence, version, langue, gestion des versions, etc.). La GED est une solution où figurent nativement toutes ces informations et permet de les structurer, garantissant la traçabilité du document.
2.Assurance de l’accessibilité de chaque document et suivi de son cycle de vie : La GED permet de s’assurer de la disponibilité et de la véracité de l’information, garantissant son accessibilité et permettant de contrôler sa diffusion.
3.Garantie de la sécurité et de la confidentialité des documents : En les centralisant dans une armoire numérique, accessible avec des droits par utilisateur, en consultation et en modification. Plus de documentation papier qui traîne sur les bureaux ou dans la photocopieuse, les documents sont protégés et ne sont plus égarés.
4.Gain de temps : Les documents sont disponibles en un clic grâce à la recherche « full text », ce qui permet de les retrouver en quelques secondes en tapant une référence, un fournisseur, un code produit, etc. Ce gain de temps est notable lors des audits qualité, où tous les documents sont disponibles et accessibles.
Toutes ces fonctions sont disponibles dans une GED et sont totalement paramétrables avec un maximum de flexibilité pour « coller » au plus près aux différents besoins des Responsables Qualité. L’objectif clair en ce qui concerne la gestion de la qualité : mieux la documenter et mieux la contrôler.
